Pour une gestion organisée et fonctionnelle de l’effectif constitutif de l’entreprise, il est préférable d’avoir recours à un logiciel de planification des congés. Celui-ci permet ainsi d’avoir accès aux demandes de congés, des données relatives à chacune d’entre elle, disponible sous forme de planning, géré par la direction des ressources humaines, et accessible à l’ensemble des employés de l’entreprise en ligne. De plus, il permet également une meilleure gestion des rémunérations de chaque salarié et des déductions réalisées en fonction de leurs absences, et de considérer efficacement les congés payés et impayés.
Approche générale sur un logiciel de gestion des congés
Il s’agit d’un dispositif informatique qui assure la gestion générale des absences et des congés des employés de l’entreprise. Il permet aussi aux supérieurs de mieux gérer leur effectif, et de mieux évaluer les demandes de congés afin de les approuver ou de les rejeter. Il s’agit d’un calendrier interactif, organisé sous forme d’un tableau de planification (un planning) notifiant au directeur des ressources humaines chaque modification et demande de congés approuvées, et l’historique de tous les changement et insertions réalisés impliquant la date de début et de fin de congé ainsi que sa durée, et permettant au reste du personnel de s’informer sur leurs absences et celles de leurs collègues afin de mieux prévoir leurs congés.
Le principe de fonctionnement du logiciel de gestion des congés
Quant au principe d’utilisation, en premier lieu les employés doivent remplir un formulaire de demande de congé, qui sera transmis à leurs supérieurs afin d’être évalué, pour que celui-ci puisse prendre la décision d’approuver ou de rejeter la demande. L’approbation et le rejet dépendra de la disponibilité et la correspondance avec le planning de l’entreprise. Les demandes approuvées sont insérées dans le tableau en indiquant la période, le motif de congé ainsi que le nom du salarié. Après sa validation, elle est envoyée par e-mail au manager des ressources humaines, incluant l’ensemble des informations suivantes :
- La date et l’heure de début et de fin de congés;
- L’identification de l’employé;
- La dernière mis à jour du planning de congés.
L’historique et l’ensemble des modifications du tableau de planification des congés est disponible sur la plateforme en ligne, à laquelle peuvent accéder les employés de l’entreprise.
Les avantages d’utilisation d’un logiciel de gestion des congés
Le recours à un logiciel de planification des congés présente un certain nombre d’avantages, dont le principal est une meilleure gestion des absences et des congés de l’ensemble des salariés d’une entreprise avec la réalisation de tous des calculs en rapport avec cela dont celui du solde des congés. Il permet également à la direction des ressources humaines de s’informer continuellement sur l’ensemble des congés approuvés, payés ou impayés de chaque élément de l’entreprise. Les supérieurs peuvent ainsi évaluer correctement les demandes de congés, en consultant le planning de l’entreprise. Ils ont accès aux soldes de congés, aux demandes en cours de traitement et à toutes les absences des salariés. De plus la direction des ressources humaines ainsi que le reste des employés, peuvent interagir continuellement avec le calendrier des congés, afin de mieux prévoir et traiter les demandes à venir.
Le logiciel informatique permet d’extraire les indicateurs clés de performance dit KPI’s pour une meilleure gestion de l’effectif de l’entreprise, et d’organiser manuellement les onglets, les cellules ou toute autre mise à jour du tableau de planification, ainsi que le suivi permanent des congés et des absences de tous les employés de l’entreprise.
Le logiciel de planification des congés est disponible sur Excel, il suffit de l’installer gratuitement sur un ordinateur qui peut être pourvu d’un système d’exploitation Windows ou iOS. Afin de disposer du tableau de planification, il faut procéder à sa création ou de télécharger directement le modèle de son choix et adapté à l’entreprise. Il inclut un certain nombre de fonctionnalités nécessaires à une meilleure gestion des congés.
Cependant ce logiciel présente certaines limites, dont l’incapacité à gérer simultanément une importante masse de données, étant donné le nombre important de salariés, avec une capacité de stockage restreinte. Il présente un risque d’erreur lors de l’insertion des données. Tout nouvel onglet ou mise à jour doivent être insérés manuellement par l’utilisateur.
L’accès au logiciel est autorisé aux employés, aux managers et aux gérants des ressources humaines.
Le logiciel de planification des congés constitue un outil informatique pratique pour une meilleure gestion des congés et des absences des employés de l’entreprise.
Comment enregistrer les congés de vos équipes ?
Ce sont souvent les ressources humaines qui s’occupent de la gestion des congés, cela dépend bien sûr de la structure de la société. Dans tous les cas, le logiciel est facile à utiliser, mais il faut dans un premier temps formuler une demande de vacances. Cette dernière n’est pas forcément acceptée à 100 %, cela dépend des besoins de la société et des différentes équipes. Par exemple, si, dans votre service, vous êtes deux et si votre collègue a déjà pris des congés, vous ne pourrez pas avoir les mêmes.
- Le logiciel est alors facile à utiliser puisque toutes les spécificités sont renseignées et la RH pourra alors valider ou non votre demande.
- La personne renseigne les dates pour les congés, cela permet aussi de vérifier que vous n’avez pas utilisé l’ensemble de votre quota.
- Le logiciel interroge ainsi une base de données pour confronter les congés au sein d’une même équipe à cause de ce problème de présentiel.
De plus, cet outil indispensable pour les sociétés est intéressant puisqu’il évite aussi toutes les problématiques liées aux absences. Si votre chef de service oublie que vous êtes en congé, vous pourriez écoper d’une absence injustifiée alors que la gestion du planning n’est pas celle escomptée. Grâce à un tel logiciel, vous évitez ces problèmes.
L’art de piloter une activité avec des logiciels performants
Vous pouvez faire appel à un éditeur largement renommé dans le marché des logiciels, cela vous permet de trouver le meilleur. Si vous cherchez une réelle expérience, nous vous conseillons d’adopter EBP par exemple puisqu’il s’agit d’un éditeur français qui possède près de 35 années dans le milieu. Le mode en ligne est efficace et vous aurez une licence en adéquation avec tous vos besoins.
- De plus, un centre d’aide est au rendez-vous afin de régler tous les petits problèmes que vous pouvez rencontrer avec le calcul des congés.
- Cet éditeur vous propose des solutions adaptées avec notamment la comptabilité, la gestion commerciale, la paie ou encore les congés payés.
- L’accompagnement est de qualité et ces logiciels méritent clairement votre attention que vous soyez un novice ou un expert dans ce secteur.
Si vous cherchez un logiciel dédié à la gestion des congés payés, cet éditeur pourra vous satisfaire grâce à une interface ludique et surtout facile à prendre. D’autres logiciels sont présents sur le marché, mais les solutions ne sont pas toujours ergonomiques, c’est le cas de Chronotic, par exemple. Toutefois, pour une gestion classique, il peut être amplement suffisant, cela dépend de vos besoins.